Ofis Taşırken Neler Yapılmalı
Ofis Taşırken Neler Yapılmalı
Ofis taşıma işlemi, ev taşıma işlemine göre daha kolay bir şekilde gerçekleşir. Bunun en temel sebebi de ofiste bulunan eşya sayısının evde yer alan eşya sayısına göre daha az ve düzenli olmasıdır. Evlerde çok farklı türden yüzlerce farklı eşya bulunurken, ofislerde bulunabilecek eşya sayısı daha azdır. Bu da taşınma sırasında daha az yorgunluk ve daha az karmaşa anlamına gelir. Tabii ki ofis taşımak daha kolay olsa da ofis taşırken neler yapılmalı sorusunu göz ardı etmemeliyiz. Ev taşırken, iş yeri taşırken, ofis taşırken hepsi için ayrı ayrı dikkat edilecek noktalar vardır. Firmalar ofislerini pek çok farklı sebeple taşıyabilirler. Daha büyük ofise geçmek, daha farklı bir güzergahtaki ofise geçmek ya da daha farklı onlarca sebepten ötürü ofis taşıması işlemine ihtiyacınız olabilir. Ofis taşıma işlemi yaptırmayı düşünenler için sizlere bu yazımızda tüm detaylarıyla birlikte ofis taşırken neler yapılmalı konusu ile alakalı olarak bilgiler vereceğiz.
Ofis Taşıma İçin İlk Adım
Sürece karar verdikten sonra ilk adımı atmaya 2-5 ay öncesinden başlamalısınız.
- Kira kontratınızı inceleyin. Sözleşme bitiş tarihinden önce ayrılmayı düşünüyorsanız cezai şarta neden olabilir. Bir de, taşınma esnasında oluşabilecek her türlü hasar veya zarar size mal edilebilir.
- Ofisinizdeki değerli eşyalar ve makinalar için taşıma sigortasına ihtiyacınız olup olmadığını kontrol edin.
- Beklentinizi karşılaması ve en iyi hizmeti alabilmeniz için, çeşitli şirketlerden fiyat alın.
- Gereksiz harcamalardan kaçınmak için bütçenizi ayarlamayı unutmayın.
- İşlerinizi devralabilecek ve süreçle ilgilenebilecek bir planlama ekibi oluşturun.
Ofis Taşıma İçin İkinci Adım
Taşınma tarihiniz belli olduktan sonra iç ve dış tarafların ofis değişikliğinizden haberdar olmaları önemli bir faktördür.
- Mülk sahibinize taşınacağınız konusunda bilgi verin ve resmi yollarla yazılı bir şekilde de bilgilendirin.
- Taşınacağınız tarihi ve adresinizi çalışma arkadaşlarınızla paylaşın.
- Çalışan ve müşteri listenizin güncelliğini kontrol edin.
- Ekip arkadaşlarına süreçle ilgili sorumlulukları hakkında bilgi verin.
- Bilgi İşlem Departmanınıza taşınacağınızın bilgisini verip, taşınma günü ile ilgili gerekli alt yapıların yapılmasını sağlayın.
- Adres değişikliğinizi bildirmeniz gereken kişilerin ve kurumların listesini hazırlayın,
gerekli bilgiyi verin. - Yeni ofis adresine karar verdiğiniz firmaya başlayacağınız tarihi bilgi verin.
Adres değişikliğini kim göndermeli:
- Müşteriler ve ortaklar;
- Ait olduğunuz meslek kuruluşları;
- Kırtasiye hizmetleri;
- Bankalar ve finansal kurumlar;
- Herhangi bir yemek servisi şirketi;
- Telefon şirketi;
- Fotokopi makineleri veya yazıcılar için servis şirketleri;
- Sigorta şirketleri;
- Herhangi bir hesap departmanı;
- İnternet servis sağlayıcınız;
- Şirketinizin kullandığı ek hizmetler.
Ofis Eşyalarını Kategorilere Ayırın ve Farklı Şekilde Paketleyin
Öncelikle, ofisteki tüm eşyaları türlerine göre ayırmanız gerektiğini belirtelim. Yani, elektronik cihazlar, mobilyalar, metal eşyalar, kağıtlar vs. her şey tamamen ayrı ayrı ve kategorize edilmiş şekilde paketlenmelidir. Örneğin elektronik kesici delici ofis aletleri olan bir kartona bilgisayar koymanız son derece yanlış olacaktır. Çünkü ofis taşırken neler yapılmalı konusuyla alakalı olarak kesici delici aletler bilgisayarınıza zarar verebilir. Yine aynı şekilde kağıtların ve ahşap ürünlerin olduğu kolilerin içine de makas gibi metal ofis eşyaları koymanızı önermiyoruz. Tüm eşyaların farklı şekilde ve farklı kutularda taşınması gerektiğini kesinlikle unutmayın. El altında olması gereken ofis telefonları, faks makineleri, kablolar, kumandalar, bilgisayarlar gibi ürünleri en üst kısma ve hemen alabileceğiniz bir yere koymanız da ofis taşırken neler yapılmalı sorusunun cevaplarından biridir. Bu tür ürünlere yaptığınız iş gereği acil olarak ihtiyaç duyabileceğinizi unutmayın ve bu eşyaları daha kolay bulunabilecek şekilde ve ayrı ayrı paketleyin
Önemli Dosyalarınızı Ayrı Bir Yere Koyun
Ofis taşırken dikkat etmeniz gereken en önemli noktalardan birini asla atlamayın. Bu nokta ise önemli dosyaların ayrı ve kaybolmayacak bir yerde taşınmasının gerekliliğidir. Hem işiniz hem de personelinizle alakalı önemli belgelerin olduğu dosyaları diğer eşyalarla karıştırmadan ayrı bir yerde paketleyip taşımalısınız. Bu tür dosyaların kaybolması firmalar için çok büyük sıkıntı yaratacağından ötürü dosyaları en dikkat taşımanız gereken ürünler kategorisine koyun. Bunun yanı sıra ofis taşırken neler yapılmalı konusunda sadece dosyalarınızı değil, önemli belgeler içeren bilgisayar ve hard disk gibi elektronik ürünleri de ayrı bir şekilde taşımanızı öneriyoruz. Yani, mobilyaları ve ofisteki diğer eşyaları ayrı, elektronik ürünleri ve dosyaları ise ayrı şekilde paketlemeli ve taşımalısınız.
Taşınma Hususundaki Diğer Tavsiyelerimiz İçin: Ağır ve Büyük Eşyaların Taşınması Nasıl Yapılmalı
